Πρέπει να αφιερώνετε καθημερινά λίγο χρόνο στον προγραμματισμό των δραστηριοτήτων σας. Με τον καιρό αυτό θα γίνει μέρος της καθημερινής σας ρουτίνας. Κάθε μέρα να φτιάχνετε έναν κατάλογο με πράγματα που πρέπει να γίνουν, με την κάθε δραστηριότητα ταξινομημένη σε μία από τις ακόλουθες τέσσερις κατηγορίες:

Α: Πρέπει να το κάνω σήμερα.

Β: Καλό θα ήταν να το κάνω σήμερα.

Γ: Μπορώ να το αναβάλω.

Δ: Μπορώ να το αναθέσω σε κάποιον άλλο.

Ουσιαστικά πρόκειται για τέσσερις καταλόγους, αλλά αξίζει τον κόπο γιατί θα σας επιτρέψει να αξιοποιήσετε καλύτερα το χρόνο σας. Η ανάθεση καθηκόντων σε άλλους είναι εξαιρετικά σημαντική για τη διαχείριση του χρόνου σας και θα παρουσιαστεί στην επόμενη ενότητα.

Βεβαιωθείτε ότι αξιολογείτε πόσο αποτελεσματικά προγραμματίζετε τις δραστηριότητές σας στο τέλος κάθε ημέρας, καθώς με αυτό τον τρόπο θα αποκομίσετε πολύτιμες πληροφορίες. Αν δεν επιτύχατε τους στόχους που είχατε θέσει, αναρωτηθείτε γιατί συνέβη αυτό, αλλά και τι θα μπορούσατε να μάθετε από κάτι τέτοιο.

Μήπως αποτύχατε επειδή υποτιμήσατε το φόρτο εργασίας που αντιμετωπίζετε; Αν τα πράγματα είναι όντως έτσι, πώς θα μπορούσατε να αναπροσαρμόσετε το σχέδιο σας; Μήπως αποτύχατε επειδή δεν ήσασταν σε θέση να πείτε «Όχι» σ’ αυτούς που σας διέκοπταν; Αν η αποτυχία σας οφείλεται σ’ αυτό, θα πρέπει να διαβάσετε ξανά το κεφάλαιο για τη διεκδικητική συμπεριφορά. Μήπως χάσατε χρόνο επειδή το περιβάλλον σας δεν είναι καλά οργανωμένο και δεν μπορείτε να βρείτε τα πράγματά σας όταν τα χρειάζεστε; Αν εμπίπτετε σ’ αυτή την κατηγορία, δοκιμάστε να τακτοποιήσετε το γραφείο σας.

Μπορείτε να αυξήσετε την αποτελεσματικότητά σας μαθαίνοντας το πώς να αναθέτετε καθήκοντα σε άλλους.

Η ανάθεση καθηκόντων σε άλλους

Λίγοι από μας είναι σε θέση να κάνουν τα πάντα μόνοι τους, συχνά μάλιστα δεν είναι απαραίτητο να έχουμε τέτοιες προσδοκίες από τον εαυτό μας. Πολλές δραστηριότητες μπορούν να ανατεθούν σε άλλους και αυτό είναι βασικό για τη σωστή διαχείριση του χρόνου μας. Μπορεί με αυτό τον τρόπο να παραιτηθείτε από κάποιες ευχάριστες δραστηριότητες, αλλά για να είστε αποτελεσματικοί κάτω από πιεστικές συνθήκες πρέπει να περιοριστείτε στα απαραίτητα καθήκοντα. Δεν είναι ευκολότερο ή ταχύτερο να τα κάνετε όλα μόνοι σας· και παρότι το να εκπαιδεύσετε κάποιον άλλο μπορεί να απαιτεί επί του παρόντος να διαθέσετε χρόνο, θα σας ανταμείψει στο μέλλον.

Για την ανάθεση καθηκόντων σε άλλους απαιτείται:

•    Η αναγνώριση της δραστηριότητας που πρέπει να ανατεθεί.

•    Η εξεύρεση του ατόμου στο οποίο θα ανατεθεί. Το καθήκον πρέπει να είναι κατάλληλο για το άτομο που θα το αναλάβει. Είναι άσκοπο να ζητήσετε από τον πεντάχρονο γιο σας να πλυθεί και να ντυθεί μόνος του για το σχολείο αν δεν είναι ικανός να κουμπώσει τα κουμπιά του ή να δέσει τα κορδόνια του. Ή ίσως αποδειχθεί καταστροφικό να εμπιστευτείτε στη γραμματέα σας τη δακτυλογράφηση επαγγελματικών εγγράφων στα γαλλικά αν δεν γνωρίζει τη γλώσσα.

•    Δώστε τις απαραίτητες πληροφορίες στα πρόσωπα στα οποία αναθέτετε καθήκοντα και εκπαιδεύατε τα με στενή εποπτεία. Αποσυρθείτε σταδιακά, με σκοπό να περιορίσετε τελικά τη συμμετοχή σας μόνο στην παρακολούθηση της προόδου.

Δίνεται έμφαση στην εκπαίδευση, τη σταδιακή απόσυρση και την παρακολούθηση της προόδου επειδή η ανάθεση καθηκόντων θα αποτύχει αν το άτομο στο οποίο έχει ανατεθεί το έργο δεν εποπτεύεται ή δεν καθοδηγείται κατάλληλα, ενώ το τελικό αποτέλεσμα μπορεί να είναι χαμηλής ποιότητας αν η πρόοδος δεν παρακολουθείται από κοντά. Πρέπει να εξασφαλίσετε χρόνο για να συζητάτε με το άτομο στο οποίο έχετε αναθέσει το καθήκον την πορεία της υλοποίησής του, ανεξάρτητα από το αν πρόκειται για έναν υψηλόβαθμο υπάλληλο, το σύντροφο σας, το παιδί σας ή κάποιο φοιτητή σας.

Το να αναθέσετε ένα καθήκον σε κάποιον είναι διαφορετικό από το να του πείτε απλώς τι να κάνει, ενώ η αποτυχία είναι βέβαιη αν δεν παραχωρήσετε στο άτομο στο οποίο έχετε αναθέσει το καθήκον την απαραίτητη εξουσία προκειμένου να ολοκληρώσει το έργο με την ελάχιστη δυνατή παρέμβαση εκ μέρους σας.

Αν αναθέσετε ένα καθήκον στο μικρό σας γιο, θα πρέπει να αποδεχθείτε τα λάθη του. Αν αναθέσετε ένα έργο σε κάποιο υπάλληλο, θα πρέπει να αποτραβηχθείτε και να δεχθείτε την πιθανότητα να κάνει κάποια λάθη. Τα λάθη είναι δυνατόν να ελαχιστοποιηθούν με σωστή εκπαίδευση και εποπτεία, και όταν αναθέτετε καθήκοντα, θα πρέπει να εκχωρείτε την ευθύνη μαζί με την εξουσία, ακόμη και αν διατηρείτε τη γενική ευθύνη ή εξακολουθείτε να θεωρείστε υπεύθυνοι.

Επίσης, είναι σημαντικό να θυμάστε ότι η ανάθεση καθηκόντων δεν αποτελεί δικαιολογία για να μεταθέτετε όλες τις βαρετές και άχαρες δραστηριότητες σε άλλους. Οι άλλοι χρειάζονται και αυτοί προκλήσεις, αλλά πρέπει και να αντλούν ικανοποίηση, αν θέλετε να συνεχίσουν να συνεργάζονται μαζί σας και να αναπτύσσονται ως άτομα.

Δυσκολίες στη διαχείριση του χρόνου

«Δεν έχω το χρόνο!»

Αυτό είναι το πιο συχνό εμπόδιο στην εφαρμογή των τεχνικών διαχείρισης του χρόνου. Είναι αλήθεια ότι απαιτείται χρόνος για να οργανωθείτε, αλλά ταυτόχρονα ο χρόνος αυτός αποτελεί και μια πολύ καλή επένδυση για το μέλλον.

«Δεν ωφελεί. Δεν μπορώ να τα καταφέρω»

Μια τέτοια δήλωση συνήθως αντανακλά κακό σχεδιασμό και ανεπαρκή ενασχόληση με την ανάλυση της κατάστασης και την αναδιοργάνωση του προγράμματος σας. Μην κάνετε συμβιβασμούς αναδιοργανώνοντας το πρόγραμμά σας με μισή καρδιά. Εκτός αυτού, πρέπει να δώσετε χρόνο στους γύρω σας να συνηθίσουν το καινούριο σας πρόγραμμα. Μπορεί να απαιτείται να κάνουν αλλαγές και οι άλλοι στο πρόγραμμά τους καθώς τους αναθέτετε καθήκοντα ή μειώνετε το χρόνο που ασχολείστε μαζί τους, και μερικοί μπορεί ακόμη και να επαναστατήσουν. Αποδεχθείτε το γεγονός ότι απαιτείται κάποιο χρονικό διάστημα μέχρι να γίνουν οι απαραίτητες προσαρμογές.

«Δεν μπορώ να αναθέσω καθήκοντα σε άλλους»

Μεταξύ των πιο συχνών αντιρρήσεων στην ανάθεση καθηκόντων σε άλλους συγκαταλέγονται τα: «Είναι ευκολότερο/γρηγορότερο να το κάνω μόνος μου», «Δεν έχω το χρόνο να του/της δείξω πώς να το κάνει», «Δεν θα μπορούσε να τα καταφέρει», «Δεν θα μπορούσε να το κάνει σωστά», «Στο τέλος εγώ θα είμαι υπεύθυνος». Σκεφτείτε τρόπους να αμφισβητήσετε αυτές τις δηλώσεις. Και όταν διαπιστώνετε ότι τις χρησιμοποιείτε, αναλογιστείτε πόσο δικαιολογημένες είναι στην πραγματικότητα.