H καλή διαχείριση του χρόνου (Time Management) απαιτεί καθαρή σκέψη και καλό προγραμματισμό. Ξεκινήστε λοιπόν σήμερα:
1. Γράψτε σε μια κόλλα χαρτί: Είναι εξαιρετικά δύσκολο να εντοπίσουμε το χρόνο που χάνεται καθημερινά σε “ασήμαντα πράγματα” (τηλέφωνα, e-mail κ.ά.). Καταγράψτε με ακρίβεια για λίγες ημέρες τις δραστηριότητες και το χρόνο που δαπανάτε σε αυτές.
2. Επικεντρωθείτε στα σημαντικά: Σύμφωνα με την αρχή του Pareto (80:20), το 80% του αποτελέσματος προκύπτει από το “κρίσιμο” 20% της προσπάθειας. Δώστε προτεραιότητα εκεί που χρειάζεται.
3. Βρείτε τον παραγωγικό σας χρόνο: Αν εργάζεστε 7,5 ώρες την ημέρα, έχετε περίπου 1.500 παραγωγικές ώρες ετησίως. Ανακαλύψτε τις ώρες που είστε ιδιαίτερα παραγωγικοί, για να δουλέψετε τα πιο δύσκολα και επίπονα θέματα.
4. Μην αναβάλλετε πράγματα για αργότερα: Ασχοληθείτε με κάθε θέμα στο χρόνο που πρέπει. Μην τα αφήνετε για μια άλλη, καλύτερη στιγμή, γιατί υπό καθεστώς πίεσης χρόνου υπάρχει κίνδυνος να γίνουν λάθη και να ληφθούν αποφάσεις “στο πόδι”.
5. Ξεκινήστε μια δουλειά και ολοκληρώστε την χωρίς διακοπές. Μην αφήνετε πολλές δουλειές στη μέση, στο τέλος χρειάζεστε περισσότερο χρόνο για να βρείτε πού είχατε μείνει.
6. Αναθέστε δουλειές. Μην τα κάνετε όλα μόνοι σας, γιατί απλά ΔΕΝ ΜΠΟΡΕΙΤΕ! Μοιράστε αρμοδιότητες και σε άλλους, που μπορούν να σας βοηθήσουν. Ελέγχετε περιοδικά την πρόοδο των εργασιών.
7. Προγραμματίστε την επικοινωνία σας. Επιλέξτε ποιες ώρες θα ασχολείστε με τηλεφωνήματα και ηλεκτρονική αλληλογραφία. Ορίστε κάποια ώρα μέσα στην ημέρα για να συζητάτε με τους συνεργάτες σας θέματα ρουτίνας.
8. Τακτοποιήστε το γραφείο σας. Κρατήστε μόνο τα απαραίτητα χαρτιά, κωδικοποιείστε την αρχειοθέτηση σας (φάκελοι, χρώματα), οργανώστε τον μεγαλύτερο όγκο της δουλειάς σας ηλεκτρονικά. Έτσι κι αλλιώς, το χαρτομάνι είναι εκνευριστικό.
9. Κλείστε ραντεβού με… τον εαυτό σας. “Ξεκλέψτε” μια ώρα την ημέρα και απομονωθείτε. Κάντε ό,τι θα κάνατε εάν είχατε ένα σημαντικό ραντεβού στο γραφείο σας. Είναι ιδιαίτερα παραγωγικό.
Γι’ αυτό… Εκμεταλλευτείτε το!
